BEC 專案管理系統 (PMS)

BEC 已研發出一套獨一無二，融合功能與技術彈性的網路式專案管理系統 (PMS)。這套全方位的軟體系統包含客戶管理、資源管理、工作流程執行、QA 系統、知識管理、PO/發票管理、銷售管理、企業管理和績效管理等多個模組。所有模組皆為獨立分設，以方便未來升級。


1. 客戶管理

客戶管理模組能讓我們以更便利的方式來管理眾多客戶。客戶資訊、要求、合作記錄、合約和議定報價全都會記錄在系統裡。如此有利於我們在接到新專案時先參考客戶過往的專案資料，確保一貫作業方式，進而維繫良好的客戶關係。此外，我們還特別設立一個客戶入口，客戶可透過此入口存取系統，隨時查看專案進度。

2. 資源管理

PMS 的資源管理模組可具體呈現資源配置。系統會每日記錄一次內部與外部資源的可用狀態。專案經理會調度可用資源投入即將啟動的專案，或是預留適當的資源給已規劃好的專案。此外，人力資源經理可根據預期的專案量和可用資源情況來制定人力招募計畫。

3. 工作流程執行

這是專為管理本土化和翻譯專案所量身打造的系統。從專案啟動開始，到人力資源分配、檔案分送、TEP (翻譯、審校和覆閱) 和 QC (品質控制) 程序直到結案為止，整套專案流程都可在此系統上執行。它可以整合並具體呈現專案管理流程。

4. QA 系統

PMS 中的 QA 系統是一個用來管理 QA 工作的整合平台。利用本系統的語言品質報告、語言品質保證報告核對表、調查 (詳情請參閱品質保證套件)、客戶回覆意見等功能，QA 專家可在作業流程中根據團隊成員的工作成果來評估他們的績效，檢驗其是否有遵照規定的專案工作流程。憑藉有效的資料探勘及分析工具，系統可將相應報告提交給我們的人力資源部門和管理高層，促使我們的生產團隊和工作流程不斷精進。

我們採用以品質為導向的績效評量方式，足以證明「品質才是付我們工資的老闆！」絕不只是一句口號。

5. 知識管理

本公司有許多豐富的參考資料、珍貴的經驗和技能，以及技術規格等資訊，全都集中儲存在此系統的知識庫裡。各分公司的員工皆可存取本系統，搜尋所需的資料、共享資訊並獲取支援。系統裡有內建討論區，作為員工彼此交流、商討問題或宣布學習新知的平台。公司的書籍和資料目錄亦完整陳列在此系統中。

6. 專案委託單 (PO)/發票管理

此模組可自動建立 PO 和發票，從而大幅提升專案管理效率。系統在專案一核准後即會立刻生成專案委託單，另會備妥發票待專案提交時傳給客戶。同時會製作一份記錄應付款項目和付款結果的摘要報告，供管理階層審核目前的結帳狀況。

7. 銷售管理

功能強大的銷售模組可管理整個銷售工作流程，包括收集和分析客戶資訊、記錄合作進度和市場行銷活動，以及預計最後完成日期。它有助於銷售團隊即時共享所有資訊和資源，讓整體團隊發揮互助合作的精神，共同為追求最高成就而努力。

8. 企業管理

系統的統計功能可協助管理階層調查並分析公司整體的營運情況，提供擬定業務策略的方向。系統會產生報告及圖表供管理階層閱覽，協助其了解業務成長情況、財務狀況和績效評核結果。

9. 績效管理

員工績效是利用系統來進行評估。團隊成員和負責人需將問題報告、完成的 TEP 檔案和客戶回覆意見等即時資訊上傳到系統中。專案經理負責監督專案進度、檢查送交的檔案並評鑑團隊成員的工作表現。審校人員和 QA 經理也須各自將評比結果傳入系統。這些績效評量記錄最後會送抵人力資源部門和 QA 主管處，作為每月員工審核的依據。